يعد التقرير وسيلة من وسائل
نُجيب في مقالنا اليوم على سؤال يعد التقرير وسيلة من وسائل ؟ التقرير هو عبارة عن مستند يتم كتابته بشكل مباشر ومختصر، ويتم توجيهه لجمهور محدد لتحقيق هدف ما، وفيه يتم التطرق إلى تحليل إحدى المشكلات أو المواقف، أو توضيح مجموعة من البيانات والمعلومات، ويُختم بتقديم مجموعة من التوصيات التي تساعد على تنفيذ القرارات في المستقبل.
وتختلف أنواع التقارير طبقًا لاستخدامها وطريقة كتابتها ما بين تقارير رسمية وغير رسمية، تقارير طويلة أو قصيرة، تقارير إعلامية، تقارير وظيفية، تقارير دورية، وغيرها، وفي السطور التالية نوضح إلى أي وسيلة تنتمي التقارير، والشروط الواجب مراعاتها عند كتابتها، تابعونا.
- يتم كتابة التقرير كواحد من وسائل الاتصال الكتابي.
الشروط الواجب مراعاتها عند كتابة التقرير
هناك العديد من الوظائف التي تتطلب من أصحابها كتابة تقارير بشكل دوري ورفعها إلى المدير المسؤول، وهناك مجموعة من الشروط الواجب مراعاتها عند كتابة التقرير وهي:
- قبل أن يبدأ صاحب التقرير في كتابته فلا بد من بحثه جيدًا وتأكده من توفر المراجع التي سيعتمد عليها عند كتابة التقرير.
- يجب تحديد الهدف من كتابة التقرير من خلال الوقوف على الأسباب التي دفعت لكتابته.
- لا بد من بدء التقرير بمقدمة توضح محتواه والفئة التي يشملها.
- يجب تحديد الطريقة التي سيتم الاعتماد عليها عند كتابة التقرير، والتي تختلف باختلاف موضوعه.
- أن يشتمل التقرير على كافة النتائج التي تم التوصل إليها من خلاله.
- ختام التقرير بتوصيات تحتوي على الملخص والنتائج، وتوضح ما يمكن فعله لتطوير المجال الصادر بخصوصه هذا التقرير.
- لا بد من مراعاة الاختصار عند كتابة التقرير وألا يكون مطولًا فيصيب القارئ بالملل.
- يجب أن يتسم التقرير بالوضوح من حيث الألفاظ الواردة فيه، وأن تكون تلك الألفاظ بعيدة عن التورية فتُعجز القارئ عن فهم المحتوى.
- لا بد من استخدام اللغة السهلة عند الكتابة، وألا تشتمل على أية أخطاء تغير من معنى المحتوى، مع مراعاة انتقاء الألفاظ المناسبة لنوع التقرير.
- الاعتماد على الأسلوب السهل المشوق عند كتابته بما يثير الفضول في نفس القارئ لإكمال قراءته للنهاية.
- أن يتسم التقرير بالترتيب والتنظيم والتسلسل في البيانات والمعلومات الواردة فيه.
- لا بد من اتسام التقرير بالموضوعية والابتعاد عن الأهواء الشخصية وذكر الآراء الخاصة عند كتابته.
- يجب كتابة المعلومات الواردة في التقرير بدقة، والابتعاد عن المعلومات والبيانات غير الدقيقة.
- تدعيم التقرير بما يوثقه ويؤكد صحة البيانات التي وُردت فيه.
- لا بد من تغطية التقرير لجميع جوانب الموضوع، وأن يحتوي على إجابات للأسئلة المرتبطة به.
- من الأفضل احتواء التقرير على خرائط ورسوم بيانية وملخص مختصر وهوامش، حتى يصبح أكثر قوة ووضوحًا للقارئ.
أنواع التقارير
تختلف التقارير باختلاف الغرض من كتابتها والجهة التي ستُقدم إليها، ويمكن تقسيمها إلى عدة أنواع وهي:
التقارير الرسمية
- وهي التقارير التي يتم كتابتها بتنظيم وترتيب شديدين وفيها يتم الالتزام بالحيادية.
- يتم كتابة تلك التقارير بصيغة معينة خالية من ضمائر المتكلم، ويتم الالتزام فيها باستخدام ألفاظ رسمية دارجة في مجال العمل.
- تتميز التقارير الرسمية بأنها من التقارير الطويلة التي عادة ما يزداد عدد صفحاتها عن 10 صفحات.
- من أمثلة تلك التقارير الرسائل العلمية.
التقارير غير الرسمية
- وهي عبارة عن رسائل مختصرة أو مذكرات داخلية أو خطابات يتم الاستعانة عند كتابتها باللغة المعتاد استخدامها في الحياة اليومية.
- تتضمن التقارير غير الرسمية عناصر التقرير الأساسية وهي المقدمة، المناقشة، الخاتمة.
- يتميز أسلوب التقارير غير الرسمية بأنه سهل وبسيطة، ولا يعتمد على استخدام المصطلحات والألفاظ الرسمية.
- تُكتب التقارير غير الرسمية بشكل مختصر، وفيها يتم الاكتفاء بذكر المُرسل والمُرسَل إليه.
التقارير الداخلية
- وهي التقارير التي يتم كتابتها من أجل تبادلها داخل إدارات الشركة الواحدة.
- من أمثلة التقارير الداخلية: التقارير المحاسبية والمالية، تقارير متابعة العمال والأفراد، تقارير متابعة الإنتاج، وجميعها يتم رفعها للإدارة العليا.
التقارير الخارجية
- وهي التقارير التي تُكتب داخل شركة من أجل جهة خارجية مثل الجهات الرقابية والحكومية.
- كما يتم رفع تلك التقارير إلى شركات أخرى مثل التقارير المالية أو السنوية.
تقارير المقترحات
- وهي التقارير التي يتم كتابتها من أجل حل مشكلة ما.
- وفيها يتم توضيح المشكلة التي تعاني منها الشركة أو المؤسسة، مع الحلول المقترحة لعلاج تلك المشكلة.
التقارير الجانبية والرأسية
- وهم نوعين مختلفين من أنواع التقارير، فالتقارير الجانبية هي التي كتابتها وتنقلها بين الموظفين وبعضهم البعض في الشركة الواحدة أو القسم الواحد.
- أما التقارير الرأسية فهي التي يتم كتابتها وانتقالها من الموظفين إلى المديرين أو العكس.
التقارير الإعلامية
- وهي التقارير التي تحتوي على معلومات هامة يتم نقلها من أحد أجزاء الشركة إلى جزء آخر منها.
- من أمثلة التقارير الإعلامية التقارير المالية والسنوية.
يمكن تقسيم أنواع التقارير حسب الفترة الزمنية إلى
تنقسم التقارير طبقًا للنطاق الزمني التي تُكتب فيه إلى تقارير دورية وغير دورية وذلك على النحو التالي:
تقارير دورية
- وهي التقارير التي يتم كتابتها بشكل دوري منتظم حتى تغطي فترة معينة من الزمن، تلك الفترة التي يحددها نظام العمل في المؤسسة.
- التقارير الدورية يمكن أن تكون تقارير يومية أو أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية.
- من أمثلة التقارير الدورية التقارير المالية والإدارية والتي يتم رفعها إلى مؤسسة أو وزارة.
تقارير غير دورية
- وهي تلك التقارير التي لا ترتبط بزمن معين، ولكن يتم كتابتها عند وقوع حدث بشكل مفاجئ لوجود حاجة إليها.
- ولذلك تُسمى تلك التقارير بالتقارير المفاجئة أو الاستثنائية لكونها ترتبط بحدث هام قلما يقع، وبالتالي تحتاج عملية كتابتها إلى إجراءات خاصة.
- من أمثلة التقارير غير الدورية تقارير الإنجاز والتي تُكتب وتُقدم لوصف إنجاز ما تم في إحدى المراحل أثناء تنفيذ عمل ما.
أهمية التقارير
لكتابة التقارير مجموعة من الفوائد وهي:
- تُعتبر التقارير واحدة من أهم وسائل الاتصال داخل المؤسسة وبين المؤسسات وبعضها البعض.
- هي من المصادر الهامة للمعلومات.
- يتم من خلالها مراقبة وتقييم العمل وجميع الأنشطة التي تتم فيه.
- توضح التقارير جميع المستجدات التي تطرأ داخل المؤسسة.
- تجعل من عملية التقارب والتفاهم بين الإدارات سهلة وبسيطة.
- توفر الوقت والجهد، وتُعد من العوامل المساعدة على إنجاز العمل.
- يتم فيها توضيح أي جديد يحدث في بيئة العمل.
- تستطيع الإدارات الاعتماد عليها في التنبؤ باحتياجات المؤسسة في المستقبل.
- عن طريقها يمكن إجراء التغيير المطلوب في الوقت المناسب.
- تساعد على التخطيط بشكل فعال في مجال العمل.
- تستعين إدارة المؤسسات بتلك التقارير حتى تتعرف على وجهات نظر العاملين بها.
- تعكس التقارير مدى نجاح أو فشل العمل، كما توضح مدى تقدمه أو تأخره.
- توفر المعلومات التي تعين المديرين على اتخاذ القرارات المناسبة.
- يتم استخدامها لإعلام المسؤولين عن مقومات الأداء في العمل، والمشكلات التي تعاني منها المؤسسة.
⤵️⤵️⤵️
🍃#مدونة_المناهج_السعودية🍃
ليصلك كل جديد تابعنا
👇 👇 👇
https://t.me/eduschool40
