إذا كنت ترغب عزيزي القارئ في معرفة طريقة كتابة رسالة الكترونية تدعو فيها مديري الفروع إلى إحدى الاجتماعات المختلفة، فهذا ما سنقدمه إليك من خلال مقالنا اليوم فالكثير من الأفراد يكون لديهم مناسبات وأحداث اجتماعية، أو فعاليات مختلفة، ويرغبون فيي دعوة مدراءهم فيي العمل؛ حتى يُشاركونهم فيها.
وهناك بعض الأشخاص الذين لا يعرفون أن يكتبوا تلك الرسائل، وبالتالي يبدأون في البحث عبر الأنترنت عن أفضل الرسائل الجاهزة التي يُمكن إرسالها بشكل مباشر إلى المدير، ويكون بها نوع من التقدير والرقي في الكلام.
وهذا السؤال يتم طرحه لطلاب المرحلة الخامسة، تحديداً تتم دراسته في الوحدة الثانية من كتاب القراءة والتواصل اللغوي، والذي يتم تقديمه إليهم داخل المدارس السعودية ، ومن هنا دعنا نستعرض معك إجابة سؤال الرسائل خلال السطور التالية، مع معرفة مميزات وعيوبها، ونصائح كتابتها، فقط عليك متابعتنا.
رسالة الكترونية تدعو فيها مديري
هذا السؤال المدرسي تم طرحه على الطلاب بالشكل التالي:-
اكتب رسالة إلكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع، فنناقش فيه نتائج الزيارة، وسبل الاستفادة منها.
الإجابة
يُمكننا إرسال بريد إلكتروني موحد لكافة المدراء لدعوتهم إلى الاجتماع.
ونكتب في عنوان البريد: دعوة اجتماع.
من: مدير العلاقات العامة الأستاذ/ة……
إلى: السادة مديرو فروع شركتنا الموقرة.
بسم الله الرحمن الرحيم
تحية طيبة وبعد…
أدعوكم أنا السيد/ة…………… لحضور الاجتماع الخاص بالشركة الموقرة /……………… من أجل عرض تقرير الزيارة التي تم إقامتها لدولة ماليزيا.
على أن يكون مكان الاجتماع في الغرفة رقم خمسة الخاصة بالاجتماعات.
وميعاده يوم الأحد الموافق لـ……… الساعة الواحدة ظهراً.
نرجو الالتزام بالموعد المُحدد.
وشكراً جزيلاً لسيادتكم.
الرسالة الثانية
هناك أنواع رسائل مختلفة يُمكن إرسالها إلى المديرين المختلفين ويُمكن إرسال رسالة للمدير لدعوته إلى الاجتماع وتكون الآتي:-
من: مسئول العلاقات العامة بشركة الأستاذ/…….
إلى: مديرو شركة……….
الموضوع: حضور اجتماع عاجل لرئيس مجلس الإدارة.
التاريخ:………….
بسم الله الرحمن الرحيم
أتقدم إليكم في البداية بخالص التحية والتقدير
أما بعد
تود شركة/………….. أن تدعوكم لحضور اجتماعها الشهري، على أن يتضمن هذه المرة مناقشة ما توصلت إليه الزيارة الأخيرة التي قام بها العمال إلى أحد الدول العربية.
فنرجو الحضور في تمام الساعة العاشرة صباحاً، في القاعة الرئيسية بالشركة، مع الالتزام بكافة الإجراءات الاحترازية والوقائية المتبعة للحد من انتشار فيروس كورونا المستجد كوفيد- 19.
ولكم منا كل التحية والتقدير.
التوقيع
مسئول العلاقات العامة
مع كتابة الاسم.
الرسالة الثالثة
تحريراً في:…………………..
إلى الأستاذ/ة (كتابة اسم مدير الفرع الموجهة إليه الدعوة الإلكترونية)
بعد التحية والسلام………..
نُحيط علم سيادتكم بأنه تقرر عقد اجتماع لمدراء شركة/………….. وذلك في يوم……. الموافق لـ………. وهذا لمناقشة مجموعة من النتائج التي توصلت إليها الشركة بعد القيام بعدة زيارات لمجموعة من الدول العربية المختلفة.
وتقبلوا منا كل التحية والتقدير.
مُقدم الدعوة إلى سيادتكم الأستاذ/ة……………. مسئول العلاقات العامة بالشركة.
وبعد ذلك يتم إرسال الدعوة إلى كافة الأفراد المدعوين لهذا الاجتماع.
رسالة إلكترونية إلى أحد الأشخاص
بالطبع اللقاءات والاجتماعات التي تحدث بشكل دوري يكون لها تأثير كبير على المنظومة ككل، فهي من الأجزاء الهامة داخل أي مؤسسة أو منظمة، ومن خلالها يتم مناقشة التفاصيل المختلفة، ومعرفة الإستراتيجية والرؤية العامة للشركة، مع معرفة أحدث المستجدات التي شهدتها المؤسسة، وكافة النتائج التي توصلت إليها، وبالتالي يُساهم هذا الأمر في السير نحو التقدم والنهضة.
ويتم دعوة المدراء والموظفين إلى اجتماعات دورية؛ للوقوف على أخر الأحداث التي شهدها الكيان.
ويُمكن الاعتماد على النماذج المُجهزة بالفعل، ومن ثم يبدأ الشخص في التعديل عليها، ويتم إرسالها بشكل جماعي إلى المدراء بكل مكان.
في الوقت الحالي بإمكانك إرسال الدعوات الإلكترونية بكل سهولة ودون أي تكلفة، ولا تحتاج إلى نقلها من مكان لأخر، ويُمكن أن تحصل على الرد على الدعوة في نفس اليوم، دون انتظار للكثير من الوقت.
وهذا النوع من الدعوات يتم إنشاءه بسهولة، ويُمكنك أن تستعين بمواقع التواصل الاجتماعي؛ لعمل دعوة إلكترونية ، وبعد ذلك تدعو إليها الأشخاص المختلفين المتواجدين على حسابك الشخصي، ومن ثم يبدأون في دعوة الأصدقاء الآخرين.
وتكون الخطوات كالتالي:-
- ابحث عن المناسبة التي ترغب في دعوة الأفراد إليها.
- بعد ذلك قم بتحديد الوسيلة التي تريد توصيل الدعوة من خلالها فبإمكانك استخدام البريد الإلكتروني، الفيس بوك، أو الرسائل النصية، وبعد ذلك حدد الأصدقاء الذي ترغب في إرسال بطاقة الدعوة إليهم.
- أضغط على إرسال الدعوات.
- وهنا سيتم إبلاغ الأشخاص من خلال الإشعارات الخاصة عبر الفيس بوك، أو ستأتي إليهم علامة بوصول بريد إلكتروني إليهم.
إنشاء دعوة إلكترونية من خلال الهاتف المحمول
- اذهب إلى ناحية الشمال، أو اليمين وفقاً للغة التي يعمل بها هاتفك المحمول.
- أضغط على أخر الأخبار.
- اذهب إلى القائمة المتواجدة بالجانب الأيمن وأنقر على قائمة المناسبات events.
- أضغط على علامة + بناحية اليمين، ومعناها إنشاء مناسبة.
- أنقر على إنشاء مناسبة خاصة، وهنا سيرى كافة المدعوين المناسبة التي قمت بإنشائها.
- اكتب اسم المناسبة، والتاريخ، والتوقيت، ومكانها، مع وضع بعض السطور لوصفها.
- أضغط على إنشاء.
- ستظهر إليك كافة التفاصيل، والتاريخ، والعنوان ، وبإمكانك وضع صورة مناسبة للحدث.
- بعد ذلك سيتم نشر كافة التفاصيل إلى الأفراد المدعوين.
مميزات الدعوات الإلكترونية
- لا تحتاج لوقت طويل في الإرسال، وبالتالي فهي توفر الوقت والجهد، فضغطة زر واحدة تجعل الدعوة تصل إلى كافة الأشخاص، دون الذهاب إلى كل واحد منهم على حدا لإبلاغه بالاجتماع.
- يُمكن للمدعو أن يعرف مدى استجابة الأفراد الآخرين، ويعرف هل وصل إليهم الرسالة أم لا، مع إمكانية الرد والتعليق على الرسالة.
- يُمكن إجراء الاجتماع بعد ذلك بشكل إلكتروني، وبالصوت والصورة دون الحاجة للذهاب إلى مقر الشركة.
- تُساعد هذه الدعوات في تجهيز الأوراق وإعداداها من قبل المدعوين، ويكون لديهم وقت كافي قبل الاجتماع، لتنظيم جدول الأعمال الخاص بهم، مع تحديد ما يخص الموضوع الذي سيتم مناقشته دون إحضار الكثير من الأوراق التي لا تفيد.
- حصر عدد المدعوين وعدد المعتذرين، فيتم عقد الاجتماع ومعرفة العدد المتوقع.
- يُمكن التواصل بين المدراء قبل الاجتماع؛ حتى يتم فهم الأمور المختلفة دون حدوث أي خطأ أو سوء فهم في كافة الموضوعات التي سيتم طرحها.
سلبيات الدعوات الإلكترونية
بالرغم من وجود العديد من المميزات الخاصة بالدعوات الإلكترونية، إلا أن أحياناً يكون لها بعض السلبيات والعيوب ومنها الآتي:-
- قد يحدث تغافل لبعض المعلومات الرئيسية للاجتماع مما ينتج عنه غموض وعدم فهم.
- ربما ينسى مدير العلاقات العامة أحد الأسماء ولا يدعوه للاجتماع، مما ينتج عنه أزمة.
- قد لا يرى أحد المديرين الرسالة الإلكترونية التي تم إرسالها إليه ، وبالتالي يضيع عليه ميعاد الاجتماع، ولا يكون له رأي في القضايا التي ناقشها الأفراد الآخرين داخل الاجتماع بالشركة.
نصائح عامة لكتابة الدعوات الإلكترونية
- لا يكون بالرسالة أي مضمون غامض، ولكن يكون شامل ووافي.
- يتم تحديد الأماكن بشكل مفصل ومنها اليوم، والتاريخ، والمكان، وغيرها من المعلومات العامة.
- لابد من كتابة سبب الاجتماع بشكل مختصر وفي إيجاز.
- يُفضل كتابة الشخص المدعو لهذا الاجتماع، مع طلب الرد من الشخص المُرسل إليه الدعوة حتى يتم تأكيد الحضور.
- يجب كتابة رسالة إلكترونية موحدة، ويتم إرسالها لكافة الأشخاص، وتكون واضحة.
- لابد من بدء الدعوة بتقديم التحية للأفراد، وإنهاءها أيضاً بتحيتهم.
