مهام وصفات ومسئوليات وكيلة المدرسة

مهام وصفات ومسئوليات وكيلة المدرسة 

مهام وصفات ومسئوليات وكيلة المدرسة 

مهام وصفات ومسئوليات وكيلة المدرسة 

مهام وصفات ومسئوليات وكيلة المدرسة 

مهام وصفات ومسئوليات وكيلة المدرسة 

 

 

مهام وصفات ومسئوليات وكيلة المدرسة 

مهام وصفات ومسئوليات وكيلة المدرسة 

الوكيلة

الصفات التي يجب أن تتحلى بها وكيلة المدرسة :

بما أنها الشخصية الإدارية الثانية بعد مديرة المدرسة , تحل محلها و تنوب عنها في حالة غيابها لذا كان لابد أن تتحلى بصفات تؤهلها لذلك و تلك الصفات تتمثل فيما يلي :

1. أن تكون ذات ثقافة عامة عالية معتدلة الصحة و المزاج لا يؤثر ذلك على عملها .
2. أن تكون عادلة منصفة و تتوفر فيها الشخصية التي تؤهلها للقيادة و أن تكون قد مارست التدريس بنجاح لعدة سنوات .
3. أن تهتم بشعور الأخريات و أدائهن و أفكارهن .
4. أن تكون واسعة الاطلاع مبتكره ذكية حسنة التصرف لإيجاد الحلول المناسبة للمشكلات الطارئة .
5. أن تكون مثالا يحتذي بها في سلوكها و تصرفاتها و مظهرها المحتشم و تقيدها بالزى الرسمي .
6. أن تكون مرنة في تصرفاتها تجمع بين الحزم واللين سريعة البت في الأمور واعية مدركة إدراكا يعتمد على أساس سليم يتمشى مع الأنظمة التربوية الحديثة .
7. تتقبل النقد البناء بصدر رحب مع اقتناعها بعملها الذي تؤديه .
8. أن تكون قوية الشخصية لها القدرة على التأثير في محيط عملها سواء على العاملات في المدرسة أو الطالبات .
9. أن تتحلى بالحم و الأناة .

الحقوق التي يجب أن تتمتع بها الوكيلة داخل المدرسة :

 

1. الاحترام المتبادل بينها وبين مديرة المدرسة و جميع الموظفات .
2. تفويض الصلاحيات لها ( على أن لا تتجاوز الحدود المسموح بها ) وإعطائها الفرصة لإظهار مجالات الابتكار و الإبداع و تقوية روح انتمائها للمدرسة .
3. أن تكون مرجعا لجميع موظفات المدرسة في حدود الصلاحيات المخولة لها بحيث لا يطغى ذلك على عمل المديرة فيها .

العلاقة الوظيفية بين الوكيلة وجميع العاملات بالمدرسة : لوكيلة المدرسة دور كبير ف إيجاد جو أسري و علاقات طيبة داخل المجتمع المدرسي فهي حلقة الوصل بين مديرة المدرسة و جميع الموظفات و هي الأكثر قربا من الجميع بحكم طبيعة عملها و بناء على ذلك سوف نلقي الضوء على علاقتها الوظيفية مع جميع العاملات بالمدرسة

 

أولا : علاقتها بمديرة المدرسة
علاقة إنسانية أخوية قائمة على مبدأ التعاون و الاحترام و تنفيذ جميع ما يطلب منها بنفس راضية غير متذمرة صريحة في إبداء رأيها , تطلع مديرة المدرسة على مجريات الأمور بالمدرسة و تعمل معها على حل المشكلات الطارئة . 

ثانيا : علاقتها بالموظفات
1. تعد حلقة الوصل بين مديرة المدرسة و جميع الموظفات بحيث تشعر كل طرف بما يطلبه الآخر منه وذلك في بعض الأمور التي لا تسمح فيها ظروف العمل بالاتصال بين الطرفين و الا لابد أن يكون هناك اتصالا مباشرا بين مديرة المدرسة و جميع الموظفات دون وسيط ما استطاعت الى ذلك سبيلا .
2. تعمل على ايجاد جو من الألفة بين جميع الموظفات فتكون قريبة من الجميع تسمع منهن وتساعدهن في حل مشاكلهن المتعلقة بالآتي : ( جدول الحصص – حصص الانتظار – المناوبة ) و ما الى ذلك .
3. تساهم في حل المشكلات التي تنشأ في المدرسة بين الموظفات أو بينهن وبين الادارة و تحاول تقريب وجهات النظر و تضييق شقة الخلاف و ذلك بالجلوس مع كل طرف و سماع وجهة نظره وتصويب ما لديه من ملابسات قد تكون ناتجة عن سوء فهم ومن ثم نقل وجهة النظر الى الطرف الآخر و في نهاية الأمر تنظم اجتماع للطرفين تحاول من خلاله الوصول الى حل يرضي الجميع
4-

المسؤوليات الإشرافية و الكتابية لوكيلة الدرسة

هي المسؤولة بعد المديرة و تساعدها في جميع مسؤوليتها و تنوب عنها في حالة غيابها و يتسم عملها بطابع المشاركة و التعاون و التوجيه و الإشراف لتتمكن المديرة من أداء واجباتها الرئيسية بسهوله و يسر و يتضمن عمل وكيلة المدرسة مسؤوليات إشرافية و مسؤوليات كتابية تتمثل بالآتي :

مسؤولياتها الإشرافية و الكتابية و تتمثل بالآتي :

1. الإلمام بجميع ما يرد إلى المدرسة من التعاميم و النشرات .
2. الإشراف على انتظام الدراسة و ضبطها و متابعة دخول المعلمات الحصص و مدى التزام الموظفات و الطالبات بالزى المدرسي المحتشم الساتر .
3. الإشراف على انتظام الطوابير و متابعة تأخر الطالبات عن الدوام الرسمي صباحا و ظهرا و العمل على علاجه حسب التعليمات .
4. متابعة إقامة الصلاة و حث الموظفات و الطالبات على التستر و الاحتشام .
5. الاطلاع على دفاتر التحضير على أن يعد لذلك جدولا تخصص فيه المواد التي سوف يتم الاطلاع عليها يوميا مثال ( السبت / علوم دينية – الأحد / لغة عربية … و هكذا ) على أن يكون جدول اطلاع المساعدة على دفاتر التحضير مخالفا لجدول اطلاع المديرة أي لا يتم اطلاعهما على نفس المادة لنفس المعلمة في نفس اليوم .
6. الاطلاع على دفاتر الطالبات بجميع أنواعهما سواء دفاتر الحصة أو الواجب المنزلي و التأكد من دقة المعلمة بالتصحيح و متابعة الدفاتر و التطبيقات .
7. الإشراف على أعمال المراقبات و الكاتبات و الناسخات و إعطائهن التوجيهات اللازمة و التي من شأنها ضمان صحة و سلامة العمل و متابعة تنظيم الملفات و السجلات الخاصة بأعمالهن .
8. متابعة غياب الطالبات و إحالة الطالبات الكثيرات الغياب الى المرشدة الطلابية او القائمة بعملها بمتابعة الحالة و مدى تطورها .
9. متابعة تنظيم ملفات الطالبات و اكتمال بياناتها و فحص ملفات الطالبات المستجدات و المحولات من والى المدرسة و التأكد من اكتمال جميع الوثائق و المستندات و صحتها و كذلك صحة تسجيل و تحويل الطالبات حسب التعليمات .

10. الإشراف على توزيع الطالبات على الفصول في بداية العام و التأكد من سلامة ذلك التوزيع و أن كل طالبة تجلس بالصف المقيدة به مع ملاحظة عدم دخول طالبة لأي صف دون أن تكون مقيدة به أو احتساب طالبة بالصف نتيجة قيدها فيه و هي قد داومت في صف آخر .
11.تزويد الطالبات في اليوم الأول من الدراسة بالآتي :
أ) جدول الحصص الأسبوعي .
ب) الكتب الدراسية .
ج ) جدول مواعيد الانصراف اليومي مع تثبيت صوره منه على الباب الخارجي
للمدرسة لاطلاع أولياء الأمور عليه .
12. مسئولة عن تنظيم ملفات الطالبات المنقطعات من حيث حفظها في ملفات أو دواليب مرتبة حسبا لسنوات الدراسية ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة
13. جرد الكتب المدرسية و التأكد من مطابقتها للطبعات المعتمدة و معرفة العجز و الزيادة و متابعة طلب سد العجز و توفير العدد اللازم قبل دوام الطالبات و إعداد بيان بعدد الكتب الزائدة عن حاجة المدرسة لغرض سد حاجة مدرسة أخرى أو احتسابها عند إعداد بيان بالكتب المطلوبة للعام القادم – مع ملاحظة عدم تسليم الطالبة الجزء الأول و الثاني مع بداية العام إذا كان للمادة جزأين أحدهما للفصل الأول و الآخر للفصل الثاني – بل تسلم كل جزء مع بداية الفصل الخاص به .
14. متابعة المعلمات في الانتهاء من رصد درجات اختبار نهاية كل فصل و تدقيقها
15. مسئولة عن متابعة انتهاء المعلمات من إعداد مستويات الطالبات في منتصف كل فصل دراسي و تسليمها للطالبات في مواعيدها المحددة .
16. إعداد بيانات ترحيل الملفات للطالبات المتخرجات من مرحلة الى أخرى .
17. الإشراف على أعمال النظافة و الصيانة بالمدرسة و إعداد التقارير الخاصة بذلك و متابعة المستخدمات في أعمال النظافة اليومية .
18. مسئولة عن سجل دوام الموظفات اليومي و السجلات التابعة له ( ملف حصر تأخير الموظفات عن الدوام الرسمي بدون عذر – ملف حفظ استمارة طلب استئذان خلال الدوام – ملف حصر إجازات الموظفات الاضطرارية و التصحيح – سجل حصر حصص الانتظار ) و متابعة حالات التأخير اليومي عن الدوام الرسمي بدون عذر و كذلك حالات الغياب المتكرر و معالجته حسب التعاميم التي تناقش ذلك و اطلاع المديرة أو القائمة بعملها على مجريات الأمور لمتابعة الوضع من جانبها .
19. التخطيط لجميع النواحي المالية الخاصة بالتربية الفنية و الاقتصاد المنزلي – الأنشطة الاجتماعية – مختبرات العلوم و تنظيم عملية الصرف منها حسب مخصصات كل مادة .
20. تنظيم المستودعات على اختلاف أنواعها و تصنيف محتوياتها مما يسهل معه عملية استخدامها و الاستفادة منها .
21. متابعة توفير الوسائل التعليمية التي تخدم المناهج الدراسية .
تسجيل طالبات المنازل نقلا و شهادة و التأكد من شروط قبولهن و اكتمال وثائقهن الدراسية و المستندات الرسمية و مطابقتها للتعليمات و أخذ المعلومات الخاصة بهن .
13. مسئولة عن الطالبات المغادرات البلاد بصورة نهائية من حيث فرز محتويات الملف و تسليم الطالبة أو ولي أمرعا جميع البطاقات الدراسية وأوراق إثبات الهوية و إتلاف باقي الأوراق و تعبئة الاستمارة الخاصة بذلك و حفظ تلك الاستمارات في ملف خاص يصنف حسب السنوات الدراسية مع ترتيب كل سنة دراسية حسب الأعوام و إعداد فهرس لكل سنة يحدد به اسم الطالبة و العام الذي تم به سحب ملفها للرجوع إليه عند الحاجة .
14. إعداد جميع أنواع الإحصائيات الواردة إلى المدرسة .
15. إعداد الجدول المدرسي و تحريكه حسب ظروف المدرسة و إعداد جدول حصص الانتظار اليومي و الثابت و جدول المناوبة اليومية بما يتفق ووضع الجدول الرئيسي للحصص .
16. تنظيم جداول الاختبارات في منتصف كل فصل دراسي و التنسيق بين المعلمات بحيث يعد جدولا موحدا لكل سنه دراسية من حيث المادة و الموعد على الا تختبر الطالبة بأكثر من مادتين في اليوم و لمدة حصة كاملة في أي من الحصص الثلاث الأولى .
17. إعداد مسودة بيانات الدوام الشهرية مع تحري الدقة و التفاهم مع المديرة أو القائمة بعملها بالنسبة لمنح الإجازات الاضطرارية للموظفات و متابعة الكاتبة في الانتهاء من تبييض الدوام و رفعها في حينها بعد مراجعتها من قبل الوكيلة .
18. تنظيم عملية إقامة الدروس التوضيحية بين معلمات المادة الواحدة أو الفرقة الواحدة على مستوى المدرسة ( وذلك في حال عدم وجود معلمة أولى للمادة ) .
19. الإشراف على تخطيط الأنشطة اللامنهجية في المدرسة و العمل على تطويرها وفق رغبة الطالبات حتى تؤدي رسالتها في تنمية قدراتهن و كفاءتهن و العمل على تنمية جوانب شخصية الطالبات و إشراكهن في جماعات حفظ النظام بالمدرسة .
20. الإشراف على مدى متابعة المرشدة الطلابية الطالبات من الناحية الخلقية والاجتماعية و المشاكل الخاصة بهن ووضع الحلول المناسبة لها مع المرشدة الطلابية أو القائمة بعملها ورائدات الفصول – ومتابعة المختصات في دراسة تلك الحالات وما اتخذ حيالها من حلول .
21. الإشراف على مدى متابعة المراقبة و المرشدة الطلابية أو القائمة بعملها في متابعة الحالة الصحية للطالبات و التعاون مع الوحدة الصحية و تسهيل مهمتها عند زيارتها للمدرسة لغرض التطعيم الجماعي أو الكشف العام على جميع الطالبات و متابعة رائدات الفصول و المسئولات عن ذلك .
22. الإشراف على مدى متابعة المرشدة الطلابية أو القائمة بعملها ورائدات الفصول للمستوى العلمي للطالبات و خاصة الضعيفات منهن و إشعار أولياء أمورهن بضرورة متابعتهن بالمنزل .

 

السجلات و الملفات التابعة لوكيلة المدرسة :

إن صحة تنظيم السجلات المدرسية و الدقة في تدوين المعلومات بها من أبرز أسس النجاح في العمل الإداري إذ انه بواسطة التدوين تتوثق المعلومات و البيانات و تعد مرجعا سهلا للاطلاع و المتابعة لكل ما أنجز من أعمال و لذا يجب توضيح أسلوب العمل في السجلات الإدارية و كيفية تنظيمها و قبل الشروع في ذلك نرى استعراض السجلات و الملفات التابعة لوكيلة المدرسة وهي كالتالي :
1. سجل دوام الموظفات اليومي .
2. ملف حصر مقدار تأخير الموظفات عن الدوام الرسمي صباحا بدون عذر .
3. ملف حفظ استمارة طلب استئذان خلال الدوام الرسمي .
4. سجل حصص الانتظار اليومي و الجدول الثابت .
5. ملف حصر اجازات الموظفات ( الاضطرارية – التصحيح )
6. إعداد الجدول المدرسي .
7. سجل قيد أحوال الطالبات .
8. الملف المعين لسجل القيد .
9. سجل العهدة المستديمة و الملفات التابعة له و هي ( ملف حفظ مذكرات الإخراج و أوامر الصرف – ملف حفظ مذكرات الإدخال و مستندات الارجاع – ملف حفظ محاضرة الجرد )
10.سجل تسليم العهد للمختصات .
11.سجلات و ملفات الإيرادات و المصروفات المالية الخاصة ( بالتربية الفنية و الاقتصاد المنزلي و الأنشطة الاجتماعية و مختبرات العلوم ) و الملفات التابعة لها .
12.سجل المناوبة اليومية .
13.سجل حصر النتائج و إحصائيات الاختبارات النهائية .
14.ملف حفظ بيانات استلام الطالبات بطاقات الدرجات و إشعارات الإكمال و الرسوب ( منتظمات – منازل – منتسبات )
15.ملف حفظ استمارات استلام الطالبات المتخرجات ملفاتهن ( منتظمات – منازل ) في المرحلة الابتدائية ( منتظمات – منازل – منتسبات ) في المرحلة المتوسطة .
16.سجل أحوال المستخدمين و ملفاتهم .
17.سجل أو ملف متابعة دفاتر تحضير المعلمات .
18.سجل أو ملف متابعة دفاتر الطالبات .
19.ملف تسليم الكتب للطالبات .
20.سجل حصر تأخر الطالبات صباحا عن الدوام الرسمي .
21.سجل حصر تأخر الطالبات في الانصراف ظهرا .
22.سجل طالبات المنازل .
23.ملف الطالبات المنقطعات عن الدراسة و إعادة قيدهن ( المنتظمات ) .
24.ملف الطالبات المنقطعات عن الدراسة و سحب ملفاتهن ( المنازل ) .
25.ملف الطالبات المتخرجات في السنوات الماضية و لا تزال ملفاتهن بالمدرسة و استلام ملفاتهن ( المنتظمات – المنازل ) .
26.ملف حفظ بيانات استلام الطالبات المغادرات البلاد بصورة نهائية ملفاتهن .
27.سجل متابعة الوكيلة أعمال المراقبة .
28.سجل متابعة الوكيلة أعمال الكاتبة و الناسخة .
29.ملف الدروس التوضيحية .
30.ملف حفظ صور من جداول اختبارات منتصف الفصل الدراسي .
31.ملف النشرات و التوجيهات التي ترد من المشرفات للموظفات .
32.سجلات زيارات المشرفات .
33.ملفات الأصول الإدارية