مفهوم التخطيط احد وظائف الإدارة
مفهوم التخطيط احد وظائف الإدارة
مفهوم التخطيط احد وظائف الإدارة
التخطيط
أ- تحديد أهداف معينه ومعرفة أهم سبل تحقيقها .
ب- التخطيط في الوقت الحاضر لما هو مستقبلي .
ج- التنبؤ لما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لمواجهته .
♣ مميزات التخطيط
أ- يركز على هدف معين .
ب- يهتم التخطيط بالزمن .
ج- أنه مستقبلي لما سيكون عليه العمل .
د- أنه تنبؤي .
♣ فوائد التخطيط :.
أ- يساعد في حل مشكلات المستقبل .
ب- تنظيم العمل .
ج- يساعد على التنسيق بين الأهداف وتحقيقها .
د- يساعد في وضع الأهداف وبوجود الأهداف تحدد الاتجاهات .
ه- الرقابة المستمرة على العمل .
♣ أنواع التخطيط :.
حسب الفترة الزمنية :
أ- طويلة الأجل ( 3-10) سنوات .
ب- متوسطة الأجل ( 1-3) سنوات .
ج- قصيرة الأجل ( أسبوعيه ، شهريه ، سنوية ).
♣ التصنيف حسب المستوى الإداري
1/ مستوي الإدارة العليا : تقوم به الإدارة العليا ( الرئيس ، نائب الرئيس )
وتتميز بالبعد الاستراتيجي ( خطة إستراتيجية ) طويلة الأجل .
2/ مستوي الإدارة الوسطى : ويقوم بها مساعدو المدير ورؤساء الأقسام
وتتميز بالبعد التفصيلي ( خطة تفصيلية أو تكتيكية ) .
3/ التخطيط على مستوي الإدارة الدنيا : ويقوم به المشرفون وتتميز
بالبعد التشغيلي ( خطة تشغيلية ) .
المستوي الإداري
نوع الخطة
فترة الخطة
الإدارة العليا
إستراتيجية
طويلة الأجل
الإدارة الوسطى
تفصيلية وتكتيكية
متوسطة الأجل
الإدارة الدنيا
تشغيلية
قصيرة الأجل
♣ عناصر التخطيط
أ- الهدف :.
الغاية المراد تحقيقها ويجب أن ترتب الأهداف بشكل هرمي .
* مميزات الأهداف أو الشروط الواجب توفرها في الهدف :
1. وضوح الهدف .
2. مشروعية الهدف : أي يتوافق مع العادات والتقاليد .
3. واقعية الهدف : أي ممكن التحقيق حسب الإمكانات .
4. قابلية القياس : أي أنه قابل للقياس والمتابعة .
♣ القواعد
ما يجب وينبغي القيام به وما لا ينبغي القيام به .
♣ الإجراءات
سلسلة الأعمال والخطوات والمراحل التي يجب أتباعها .
♣ السياسات
الإطار الموجة لعملية تنفيذ القرارات وهي المبادئ والقوانين التي تضعها المؤسسة لكي يسترشد بها العاملون .
♣ خطوات التخطيط
تحديد الأهداف
بوضوح الهدف وواقعيته ومشروعيته (زيادة المبيعات بنسبة10% خلال 3 سنوات).
وسيلة شرح مع سهم إلى الأسفل: وضع الافتراضات وسيلة شرح مع سهم إلى الأسفل: تحديد البدائل والاختيار منها
التنفيذ وتقويم النتائج
وسيلة شرح مع سهم إلى الأسفل: خطوات التخطيطوسيلة شرح مع سهم إلى الأسفل: جمع المعلومات وسيلة شرح مع سهم إلى الأسفل: تحديد الأهداف جمع المعلومات
جمع المعلومات عن الماضي والحاضر والمستقبل
وتتطلب تقديم ظروف الماضي والمستقبل .
وضع الافتراضات
وذلك بوضع افتراضات معينه حول الظروف
التي يمكن أن يتعرض لها المشروع .
* الافتراضات طرفان :
1/ أن تكون مشجعه وموجبة .
2/ أن تكون مثبطة وسالبة .
ï تحديد البدائل والاختيار من بينها
مثال ( بدائل لتحقيق هدف زيادة 10% من المبيعات ) .
البيع بسعر أقل .
إدخال تغيرات على السلعة .
البحث عن أسواق جديدة
التنفيذ وتقويم النتائج
وتختص هذه الخطوة بوضع البديل الذي تم اختياره
موضع التنفيذ وتقويم النتائج .
☼ اتخاذ القرارات والعملية الإدارية
تعريفات اتخاذ القرارات
– الإدارة هي اتخاذ قرارات (اتخاذ القرارات هي صلب العملية الإدارية ).
– جميع المستويات الإدارية تتخذ قرارات من أجل تحقيق هدف المنشأة .
– تعتبر وظيفة اتخاذ القرار هي جوهر ومحور العملية الإدارية فلا فائدة للتخطيط والتنظيم والرقابة بلا وظيفة اتخاذ القرار .
أنواع القرارات
1- قرارات طويلة الأجل .
2- قرارات قصيرة الأجل .
3- قرارات فورية وسريعة وقرارات تحتاج لفكر وروية .
4- قرارات فردية وقرارات جماعية .
5- قرارات إستراتيجية وقرارات خاصة بالأهداف .
6- قرارات تنظيمية وقرارات إدارية .
7- قرارات مبرمجة وقرارات غير مبرمجة .
* قرارات مبرمجة : قرارات تتخذ بشكل روتيني وبشكل متكرر في مواقف معينة .
* قرارات غير مبرمجة : قرارات تتخذ في ظل عدم التأكد وتتحمل مخاطر عالية .
مصادر عدم التأكد في القرارات غير المبرمجة .
الوقت والتكاليف ويعتبران محددان لجمع معلومات كافية .
عوامل اجتماعية وسياسية .
الظروف البيئية .
التغيرات السريعة في التقنية .
مقارنه بين القرارات المبرمجة و القرارات غير المبرمجة
نوع المقارنة
القرارات المبرمجة
القرارات غير المبرمجة
طبيعة المهمة
واضحة
غير واضحة
توفر المعلومات
متوفرة
محدودة
توفر البدائل
متعددة
نادرة / محدودة
المستوى الإداري لمتخذي القرار
الوسطى والدنيا
الإدارة العليا
درجة المخاطرة
قليله
كثيرة
الاعتماد على القواعد والإجراءات
دائماً
نادراً
خطوات اتخاذ القرار:.
1. تحديد المشكلة ( تشخيص المشكلة ).
2. جمع المعلومات .
3. طرح البدائل واختيار البديل المناسب .
4. تنفيذ الحل .
5. متابعة تنفيذ الحل .
المعلومات
ذاتيه
(معلومات تصف آرائنا)
موضوعية
(معلومات عن الأطراف
الداخلة في المشكلة)
(متعلقة بالمعلومات السابقة)
الأسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات
من أسباب الاعتماد على الأسلوب الجماعي ما يلي
1. الإبداع : فالمشاركة تؤدي إلي توليد الأفكار وطرح البدائل .
2. الالتزام بالتنفيذ .
3. المعلومات : فرئيس الوحدة لا يملك لوحدة جميع المعلومات في المشكلة الجماعية في اتخاذ القرار يؤدي إلي توفير كم هائل من المعلومات .
* الإيجابيات / المزايا في الأسلوب الجماعي
التأكيد على مبدأ الشورى .
طرح أكثر من بديل .
القبول (الالتزام بالتنفيذ) .
رفع الروح المعنوية .
الوصول إلي قرارات أفضل .
* السـلبيات في الأسلوب الجماعي
استهلاك الوقت .
تستتب المسؤولية .
الهيمنة من قبل بعض الأعضاء .
