ما هي عناصر التقرير وأنواعه وخصائصه

من خلال هذا المقال  يمكنك الإطلاع على عناصر التقرير الذي يعد من أبرز أنواع الكتابة الوظيفية وهي الوسيلة التي تعد من أبرز أشكال التواصل الاجتماعي حيث أنها تنقل للقاريء مجموعة من المعلومات التي تعتمد على الدقة في سرد الأحداث، كما أنها من بين خصائصها أنها تعتمد على الحيادية في كتابة المعلومات والتي لا تعبر عن رأى كاتبها، وهي تعتمد في المقام الأول على نقل المعلومة فقط من دون بدون إسهاب ومن دون الاعتماد على الأساليب الأدبية والصور التعبيرية، وتتطلب الالتزام بمجموعة أخرى من القواعد من بينها تجنب التكرار، ولكن ماذا عن مفهوم التقرير وعناصره ؟، هذا ما سنعرضه لك في السطور التالية.

مفهوم التقرير

يشير مفهوم التقرير إلى البيان الذي يشتمل على مجموعة من المعلومات المنظمة والدقيقة والواضحة للقاريء، كما أنها تشتمل على عدد من البيانات والإحصائيات التي تدور حول حدث ما.

وقد يأتي في شكل تقرير مكتوب مثل التقرير الصحفي أو تقرير مرئي مثل التقارير المصورة التي تُعرض في البرامج التلفزيونية، وهو لا يقتصر فقط على العمل الإعلامي بل أنه يستخدم في العديد من المجالات المهنية المتنوعة، وبجانب عرض المعلومات فإن التقرير يستهدف أيضًا عرض النتائج التي تم التوصل إليها بشأن موضوع الذي يدور حوله.

عناصر التقرير

تتمثل عناصر التقرير في المكونات الأساسية التي يجب أن يشتمل عليها وهي جزء من القواعد التي يجب الالتزام بها عتد كتابة التقرير، وتتمثل هذه العناصر فيما يلي:

صفحة العنوان

تمثل صفحة العنوان أولى صفحات التقرير والتي يجب أن تشتمل على مجموعة من العناصر الفرعية التي تتمثل في الآتي:

• العنوان الخاص بالتقرير والذي يجب أن يكون مرتبط بشكل مباشر مع بموضوع التقرير حتى يتمكن القاريء من معرفة مضمون الموضوع قبل البدء في قراءة التقرير.
• بيانات الكاتب من الاسم ورقم الهوية.
• اسم المساق ورقمه.
• موعد تسليم التقرير.

الشكر والتقدير

يأتي العنصر التالي عقب صفحة العنوان ذكر الأسماء التي ساعدت الكتاب في الوصول إلى معلومات التقرير وتوجيه الشكر والتقدير لهم على الجهود التي بذلوها مع الكاتب.

جدول المحتويات

أما العنصر الثالث فيتمثل في جدول المحتويات الذي يتم إعداده في الغالب إلكترونيًا، ويعتمد الجدول بشكل أساسي على تنظيم وتسلسل المعلومات، وفي حالة إعداد جدول محتويات إلكترونيًا فإنه يقوم على الربط بين العنوان والمعلومة.

الملخص

• يأتي عقب إعداد جدول المحتويات كتابة الملخص الذي يتمكن القاريء من خلاله من معرفة الأفكار الخاصة بالتقرير، ويتم الإطلاع عليه في حالة عدم وجود وقت كافي للقاريء لقراءة التقرير بالكامل
• هناك عدد من القواعد التي يجب الالتزام بها في كتابة الملخص من بينها عدم الإسهاب في كتابته بحيث يجب أن يتكون من فقرتين بحد أقصى.
• إلى جانب أنه يجب ألا يشتمل على معلومة غير مذكورة في التقرير، كما يجب على الكاتب عند كتابة الملخص أن يذكر السبب وراء كتابته للتقرير والذي يجب أن يشتمل على أهم المعلومات.

المقدمة

• تأتي المقدمة ضمن أبرز العناصر الأساسية للتقرير والتي يجب أن تبتعد عن الإسهاب حتى لا تتسبب في ملل القاريء وتخطيها لقراءة موضوع التقرير، حيث يجب أن يصف الكاتب بشكل موجز للأحداث، إلى جانب توضيح الغرض من كتابة التقرير
• كما يجب أن تقدم المقدمة الإجابة الخاصة بالسؤال الذي يدور حوله موضوع التقرير، ومن بين العناصر الأساسية الأخرى التي ينبغي أن تشتمل عليها الإطار والبنية الخاصة به، إلى جانب الافتراضات.

تقرير الأنشطة

يختص تقرير الأنشطة بالموضوعات التي تدور حول المشروعات العلمية، حيث يعتمد على ذكر المراحل التي تم تطبيقها من أجل تنفيذ المشروع، كما يشتمل التقرير على عرض

بيانات الخاصة بالمشاركين في تنفيذ المشروع.

النقاش

يقوم عنصر النقاش على توضيح الاستنتاجات والتوصيات الخاصة بموضوع التقرير، ويتطلب الالتزام بمجموعة من القواعد عند كتابته من بينها: الاعتماد على الأسلوب والمنهجي في تفسير الاستنتاجات، إلى جانب تنظيم المعلومات من خلال استخدام العناوين الفرعية، بالإضافة إلى تدعيم النظريات عبر استخدام الأطروحات العلمية، كما يجب أن يشتمل هذا العنصر على الإثباتات التي تدعم صحة المعلومة.

تلخيص نهائي

يختلف هذا العنصر عن التلخيص المذكور في بداية التقرير، وهو يتشابه معه في احتوائه على المعلومات ووصف الأحداث بشكل موجز.

التوصيات

تتمثل التوصيات في النتائج التي تمكن الكاتب من بلوغها في نهاية التقرير، حيث يعرض الكاتب الأفكار المقترحة القابلة لتطبيقها فيما يختص بموضوع التقرير.

أنواع التقرير

التقرير الإخباري

يدور التقرير الإخباري حول مختلف الموضوعات سواء على المستوى السياسي أو الثقافي أو الاجتماعي أو الرياضي، ويقوم على عرض المعلومات التي تقوم على تحليل الأحداث، إلى جانب الكشف عن الاستنتاجات الخاصة بالحدث الذي يدور حوله التقرير، وقد يشتمل التقرير الإخباري على معلومات قديمة تختص بعرض تاريخ الموضوع.

تقرير عرض الشخصيات

في حالة أن التقرير يتناول شخصية بارزة في المجتمع فإن التقرير يُطلق عليه عرض الشخصيات، حيث يتناول الكاتب شخصية مؤثرة سواء على المستوى المحلي أو العالمي ومن ثم يقوم بذكر أهم المعلومات عن هذه الشخصية وأبرز المحطات التي يمر بها، وقد تكون شخصية بارزة على المستوى السياسي أو الفني أو الرياضي.

التقرير الحي

لا يعتمد التقرير الحي على تقديم معلومات للقاريء فحسب، بل إنه يستهدف في المقام الأول وصف الأحداث بشكل دقيق، وهي الأحداث التي تستحوذ على انتباه الجمهور مثل الانتخابات والمباريات والمهرجانات من أجل تغطية موسعة لهذه الأحداث.

التقرير التحليلي

يركز هذا النوع من التقرير على تحليل الأحداث باستخدام البيانات والإحصائيات من أجل توضيح المعلومات للقاريء، ويستهدف هذا التحليل التوصل إلى النتائج الخاصة بالحدث، ويسمح التقرير التحليلي للكاتب أن يعرض رأيه حول الحقائق المذكورة.

تقرير الإتجاه

يتمحور تقرير الاتجاه حول تحليل الأنشطة وعرض نتائجها في فترة زمنية محددة والتي تستغرق مدة طويلة قد تصل إلى بضع سنوات، وذلك بهدف التكهن باتجاه الأنشطة في الفترة القادمة.

التقارير الدورية

وهي التقارير التي تهتم بتغطية نشاط ما داخل مؤسسة بشكل يومي أو بشكل أسبوعي أو بشكل شهري أو بشكل سنوي، وقد يُصدر التقرير كل 3 أشهر أو 6 أشهر.

تقارير تقييم الأداء

وهي التقارير التي تقوم بالكشف عن أداء العاملين داخل المؤسسات، فقد يستهدف هذا التقرير تقييم نشاط الإدارات أو الموظفين، وإذا تبين من التقرير وجود تقصير في الأداء فيترتب على ذلك اتخاذ أصحاب المؤسسات القرارات الخاصة التي تستهدف تصحيح الأداء.

التقارير التاريخية

تدور هذه التقارير حول الموضوعات التاريخية حيث أنها تتناول موضوع تاريخي محدد وتقوم على تحليله في الزمن القديم والحديث.

التقارير المالية

وهي التقارير التي تشتمل على الأرقام والإحصائيات بهدف تحليل ميزانية و إيرادات المؤسسة، إلى جانب تحليل قيمة المبالغ التي خسرتها.

تقارير التفتيش والصيانة

وهي تقارير تختص بالمنشآت السكنية أو التجارية، وتحتوي على ملخص تنفيذي ومحتوى، إلى جانب الاستنتاجات والملحقات.

فوائد التقرير

• تلعب التقارير دور فعال في مساعدة أصحاب المؤسسات في الوصول إلى القرارات المناسبة.
• تساهم التقارير في تنمية بيئة العمل.
• من العناصر الأساسية التي يتم الاعتماد عليها في التخطيط داخل المؤسسات.
• إطلاع القاريء على الحقائق والمعلومات الهامة والمختصة بالحدث الذي يدوره حوله التقرير.

خصائص كتابة التقرير

• التركيز على عرض المعلومات التي تستحوذ على انتباه القاريء وهي أهم المعلومات تجنبًا للحشو.
• التركيز على عرض المعلومات الدقيقة، وذلك يتطلب أن يتحقق الكاتب من صحة المعلومات قبل عرضها.
• الاهتمام بتوضيح المعلومات والابتعاد عن الغموض.