كيف تحصل على خطاب توصية مميز
كيف تحصل على خطاب توصية مميز
كيف تحصل على خطاب توصية مميز
يُعد خطاب التوصية أحد أهم الخطوات المطلوبة أثناء تقديمك للجامعات التي يجب أن تبدأ في التحضير لها من وقت مُبكر، وخطاب التوصية هو خطاب يكتُبه أحد أساتذتك أو رئيسك في أي عمل قمت به سواء أو مُدرّب، أو أي شخص قادر على تقييمك وترشيحك بقوة في أدائك الأكاديمي وقُدراتك وإمكانياتك أثناء العمل.
ويهدُف خطاب التوصية إلى إبراز مهاراتك والإنجازات التي قمت بها، وموهبتك وكفاءتك في العمل عن طريق شخص يقوم بترشيحك في خطابه حتى تختاره الجهة المعنية التي يُرسل لها الخطاب.
وتطلُب الكثير من الجامعات هذا الخطاب وتعتبره ضروريًا لقبول الطالب لأنّه:
- يكشف كثير من جوانب شخصيتك التي لا يمكن للدرجات العلمية ودرجات الاختبار أن توضِحها.
- يزود الجامعة بالآراء الشخصية لمن عملوا معك ولديهم القدرة للحكم على شخصِيتك.
- يُعطي الفرصة للأشخاص القادرين على إبراز نقاط القوة فيك.
بعض الطلاب يعتقدون أنّه لا يُمكنهم التدخل في كتابة خطاب التوصية على اعتبار أنّ أحدًا آخر يكتبه، وبالفعل لن تكون قادرًا على التواجد مع أُستاذك الذي طلبت منه خطاب التوصية أثناء كتابته، ولن تستطيع أن تُملي عليه ما سيكتُبه في الخطاب، ولكن بالطبع هُناك بعض الخطوات التي ستُساعدك كثيرًا في الحصول على خطاب توصية يُميزك ويُزيد من فرص قبولك في الجامعة، وهذه الخطوات هي:
1- كن مُنظمًا وابدأ بالتخطيط
تختلف كل جامعة عن الأخرى في طريقة استلامها لخطابات التوصية، فهُناك جامعة تطلب أن تُرسَل لها خطابات التوصية مُرفقة مع استمارة تقديمك للجامعة، وهناك جامعة أخرى تطلب أن يُرسِل أستاذك خطاب التوصية إلى الجامعة من بريده الإلكتروني أو عنوانه مُباشرةً إلى الجامعة، لذلك عليك أن تتعرّف جيدًا وتقرأ التعليمات والإرشادات الخاصة بالتقديم للجامعة حتى تقوم بتنفيذها بالطريقة التي تطلُبها الجامعة، كذلك هناك بعض الجامعات التي تشترط أن ترِفق خطاب توصية واحد على الأقل من أستاذ قام بالتدريس لك قادر على تقييم أدائك الأكاديمي، ففي هذه الحالة لا يُمكنك أن تكتفي بإرفاق خطاب توصية من رئيسك في أي عمل ومثلًا مُستشارك أو مُدرّبك فقط، فعندما تتعرف على التعليمات الخاصة بكل جامعة تتقدم لها، كلما كنت أكثر وضوحًا وتحديدًا مع أستاذك الذي يكتُب لك خطاب التوصية، وكلما وفرّت له راحة أكثر، فرُبما يكون منشغلًا بكتابة عشرات من خطابات التوصية لزملائك.
2- قم باختيار الأساتذة المؤهلين على كتابة خطاب توصية مُميز لك
يُعتبر خطاب التوصية الجيد هو الخطاب الذي يروي قصة الطالب، قصة الطالب التي توضح نقاط قوته ورُبما بعض نقاط الضعف، وكثير من التفاصيل عنه، بعض الأمثلة والمواقف التي مر بها وكانت شاهدًا على تفوقه واجتهاده وجديته، فالخطاب الجيد هو الذي يذكر فيه الأستاذ ويتحدث فيه عن النمو الفكري للطالب وقُدرته على تطوير ذاته، ولذلك فعلى الطالب أن يختار الأستاذ الذي يعرفه جيدًا وتربطه معه علاقة تُمكّنه من ذكر هذه التفاصيل كلها.
ومن الضروري أن تختار شخصًا أكاديميًا على الأقل إن لم يكُن أكثر من ضمن قائمة الأشخاص الذين اخترتهم لكتابة خطاب التوصية؛ وذلك لأنّك تُقدم للالتحاق بالجامعة وهذا يعني أنّ مكتب الالتحاق بالجامعة ينتظر من خطابات التوصية أن يتعرّف أكثر عن أدائك الأكاديمي ومشاركاتك في الفصل الدراسي مع الأساتذة، وبالطبع يُمكنك أن تستعين برئيسك في أي عمل قمت به أو أي نشاط اشتركت فيه أو مدرّبك في مهارة تُمارسها أو رياضة ما، وهؤلاء في الأغلب سيتحدثون عن شخصيتك ونقاط القوة والصفات التي تتميز بها، ولكن تذكر أنّك لابد أن تستعين بأحد أستاذتك الذين درّسوا لك في أي مادة دراسية.
وفي النهاية لا تلجأ مُباشرةً لاختيار الأُستاذ الذي كنت تستمتع بحضور فصله الدراسي، أو الأُستاذ الذي كان أداؤك الأكاديمي في فصله عاليًا، فامهل لنفسك بعض الوقت للتفكير واختيار الأُستاذ المُناسب الذي يمتلك القُدرة والمهارة في وصفك وتحليل شخصِيتك في الخطاب بشكل إيجابي، وإبراز نقاط قوتك التي تُميزك وذكر التفاصيل والمواقف التي تكوّن صورة مُميزة عنك.
وهناك نصيحة هامة يجب أن تُأخذ في الحُسبان، وهى التركيز على بناء علاقة قوية مع أستاذتك من البداية، فالعلاقة القوية بالطبع ستُسهّل على أستاذك أن يرسم صورة مُميزة عنك في خطابه، وهذه الصورة المٌميزة ستتركز في ذهن أُستاذك إذا كنت طالبًا تعمل باجتهاد في الفصل الدراسي، تُشارك دائمًا بأكثر مما يُطلب منك، إذا كنت طالبًا تُناقشه دائمًا أو تُدلي برأيك أو تعليقك عن محتوى المنهج الدراسي، أن تُظهر له اهتمامك وشغفك للدراسة والتعلّم والمعرفة، تطرح عليه الأسئلة حول ما يدور بذهنك فيما شرحه، فدائمًا ما يكون هُناك أساتذة تشعر ببعض التقارب والتواصل تجاههم، فهؤلاء هُم الأشخاص المناسبين لبناء علاقة قوية معهم ليس فقط لكتابة خطاب توصية مُميز يصف قُدراتك وكفاءتك، بل لكونهم مصدر توجيه وإرشاد لك قد يمتد معك لباقي العمر، وتذكر دائمًا أنّ العلاقات الصادقة الغير مُصطنعة هي القادرة على إعطائك الكثير مما أنت بحاجة إليه.
3- اختر الوقت المُناسب لطلب خطاب التوصية
في أغلب الأوقات يمتلئ وقت الأساتذة بالمهام التي يريدون إنجازها في أسرع وقت، فهم غالبًا منشغلون. لذلك لابد أن تطلُب خطاب التوصية من أُستاذك في وقت مُبكر على قدر المُستطاع، فالأفضل أن تطلُب منه الخطاب قبل موعد تسليمه بشهر تقريبًا، كما يجب أن تختار الوقت المُلائم لتطلب منه كتابة خطاب التوصية لك، فعلى سبيل المثال إذا طلبت منه في موسم الامتحانات سيكون مُنشغلًا بتصحيحها وتقييمها، ورُبما قد ينزعج إذا طلبت منه كتابة خطابك في عطلته أو إجازته، لذلك فالأفضل دائمًا أن تطلب منه مُبكرًا قبل موعد التسليم بفترة كافية؛ حتى تُعطيه الفرصة ليُقرر ويُخطط الوقت المُناسب له لكتابة خطابك.
4- اختر طريقة الطلب المُناسبة
من الأفضل أن تتوجه لمُقابلة أُستاذك وجهًا لوجه أثناء طلبك، تجنب الاكتفاء بالتواصل معه بالبريد الإلكتروني أو عن طريق الهاتف، فمُقابلته شخصيًا ستخلق في ذهنه الانطباع بجديتك واهتمامك في الحصول على رأيه.
يُمكنك أن تُفكر في صيغة للكلام الذي ستتوجه به إليه، فعلى سبيل المثال يُمكن أن تقول له: “من وسط الكثير من المواد الدراسية التي درستها، لقد استمتعت بمُحاضراتك على الأخص واستفدت كثيرًا منك على المستوى الأكاديمي والشخصي، وأود أن أتساءل عن إمكانية أن تكتُب خطاب توصية لي يُساعدني في التقديم للجامعات”، فإذا كانت تربطك علاقة قوية بهذا الأستاذ، بالتأكيد سيُظهر حماسًا وترحيبًا لكتابة خطاب التوصية لك.
5- زود أُستاذك بكل المعلومات التي سيحتاجها
بمُجرد أن يُظهر أُستاذك حماسًا وترحيبًا لكتابة خطاب التوصية لك، فيجب أن تزوده بجميع المعلومات الكافية التي ستُساعده في كتابة معلومات وحكايات تفصيلية عن مهاراتك وإمكانياتك، ويُمكنك أن ترفق هذه المعلومات في ملف تضع فيه جميع الأوراق المطلوبة، فهذا الملف المُنظم الذي يحتوي على جميع المعلومات سيُعطي لأُستاذك انطباع بجديتك واهتمامك للحصول على خطاب توصية مُميز منه.
وفي هذا الملف يجب أن تُرفق هذه الأوراق:
- السيرة الذاتية ا��خاصة بك.
- الخطاب الشخصي الذي من المُفترض أنّك انتهيت من كتابته.
- خطاب الغرض من الدراسة: هذا الخطاب الذي تذكر فيه البرنامج الذي تفضل دراسته في الجامعة التي تُفضلها، والأسباب التي دفعتك للتقديم ولماذا تشعر أنّ هذا الاختيار هو الأنسب والأفضل لك، فهذا الخطاب سيُساعد أُستاذك لفهم أهدافك وطموحك من الدراسة، وبالتالي يُمكنه التركيز على نقاط مُعينة تدعم استمارة تقديمك.
- قائمة بالجامعات التي تُريد التقديم لها والعناوين الخاصة بها والمواعيد النهائية لتسليم الخطابات إليها، كما يجب أن تشرح لأُستاذك إذا كنت تتقدم بهذا الخطاب إلى برامج أو منح مُعينة.
- صيغة الخطاب وشكله: يُمكنك أن تزود أُستاذك بالصيغة المُناسبة للخطاب تسهيلًا عليه، وهذه الصيغة قد تكون مُحددة حسب كل جامعة تتقدّم لها، وقد تحصل على صيغة مُناسبة للخطاب من على شبكة الإنترنت.
- بياناتك الشخصية التي تتضمن أرقام هاتفك، عنوان بيتك، عنوان بريدك الإلكتروني حتى يرجع إليها أُستاذك إذا أراد أن يسألك عن أي شيء.
- ملاحظة مكتوبة في ورقة تُعبر فيها عن شكرك وتقديرك للمُساعدة التي يُقدمها لك أُستاذك.
بعض الأسئلة الشائعة حول كتابة خطاب التوصية
كم عدد خطابات التوصية التي يجب علي تقديمها؟
في الأساس يجب أن يُرجح الطالب جودة الخطابات عن عددها، ويتوقف ذلك أيضًا على كل جامعة، فهُناك بعض الجامعات التي تطلب خطابين وهُناك جامعات أُخرى تطلُب ثلاثة خطابات، وبشكل عام يجب أن يحصُل الطالب على خطاب من أحد أساتذته الذين درّسوا له في الفصل الدراسي وتعرّفوا على أدائه الأكاديمي، فإذا طُلب منه خطابين يجب أن يكون أحدهما من أحد أستاذته وإذا طُلب منه ثلاثة خطابات، فيُمكنه الحصول على أحدُهما من أساتذته في أحد المواد الأساسية والثاني من أساتذته في مادة مُتعلّقة بالمجال أو التخصص الذي يُقدِم إليه، أمّا الخطاب الباقي فيُمكن أن يكون من مُدرّب، قائد لنشاط طلابي، أو أي شخص كان له تأثيرًا كبيرًا على حياة الطالب، ولأنّ موظفي مكتب الالتحاق بالجامعات يقضي كل منهما حوالي سبع دقائق فقط في ملف كل طالب، فلا يعُتبر إرسال كثير من الخطابات التي تحتوي على نفس المعلومات اختيارًا موفقًا، والتي ستُمثل عائقًا أمام الموظف في قراءتها جميعًا.
ماذا أفعل إذا رفض الأستاذ طلبي بكتابة خطاب توصية لي؟
قد تحدُث أحيانًا أن يعتذر الأستاذ عن كتابة خطاب التوصية لك، وقد يكون من أكثر الأسباب في مثل هذه الحالات اختيار الطالب للشخص غير المُناسب له أو اختيار الوقت غير المُناسب، قد يعتذر أيضًا بعض الأساتذة لانشغالهم، قد يعتذرون لعدم الدراية الكاملة بقُدرات وإمكانيات الطالب، قد يعتذر البعض الآخر لأنّه يرى بوضوح أنّ الطالب غير مؤهل لكتابة خطاب قوي وداعم له. لذلك لا تشعر باليأس إذا تعرّضت لمثل هذا الموقف، ففي النهاية إذا بحثت عن خيار آخر أكثر مُلائمة لك، بالطبع سيكون أفضل من الحصول على خطاب ضعيف من أحد الأساتذة الذين اعتذروا عن طلبك.
هل من الأفضل عدم اطلاع الطالب على الخطابات بعد كتابتها؟ هل من الضروري أن تظل سرية؟
الخطابات السرية المُوجهة مُباشرةً من الأساتذة إلى جهة الالتحاق بالجامعة في الأغلب تكون هي الأفضل والأكثر صدقًا، وهُناك بعض الأساتذة الذين يزودون طلابهم بنسخة من خطابهم، لكن بشكل عام يظل الاختيار الأفضل أن يشعر مكتب القبول بالجامعة أنّ التعليقات أو المعلومات التي يكتُبها الأستاذ ليست مكتوبة بالمُشاركة مع الطالب، كما أنّه من الأفضل للأُستاذ أن يشعر بحريته في الكتابة عن كل طالب وإمكانياته، وفي الحقيقة إنّ أقوى الخطابات هي التي يطرح فيها الأُستاذ نقاط قوة الطالب ونقاط ضعفه التي ليس من الضروري أن تؤثر على تخصص الطالب، ولكنها تُساعد الأُستاذ في إبراز نقاط القوة التي يهدُف الخطاب أن يجذب الانتباه إليها، كما أنّها تخلق شعور لدى القارئ بمصداقية الخطاب.
وعلى أي حال، إذا أحسنت اختيار الشخص الذي سيكتُب لك خطاب التوصية وكُنت واثقًا من رؤيته، فلا داعي للقلق ويُمكنك الاعتماد عليه في إرسال الخطاب بدون الاطلاع عليه، والذي من المؤكد أنّه سيكون أكثر موثوقية لدى مكتب القبول بالجامعة.
كيف يُمكنني بناء علاقة قوية مع أُستاذي؟
حاول دائمًا أن تطور العلاقة الإنسانية بينك وبين أستاذتك، فاسع دائمًا إلى مُناقشتهم والتحدث معم، فهذا يُعطيهم الفرصة للتعرُّف على شخصيتك وآرائك وأفكارك، وجه إليهم الأسئلة قبل أو بعد اليوم الدراسي، فمن الهام أيضًا أن تُنشئ معهم علاقة خارج الفصل الدراسي، وجه لهم الشُكر والتقدير إذا قضيت وقتًا جيدًا في أحد الحصص الدراسية، أو إذا استمتعت بالعمل في أحد المشاريع أو التكليفات الخاصة بمادتهم، ومع ذلك فيجب أن تبتعد عن الاصطناع أو التجمُل خاصةً إذا وجدت نفسك غير قادر على إنشاء علاقة قوية مع أُستاذ مادة مُعينة، فمن المؤكد أنّك ستجد أُستاذ آخر تشعُر ببعض التقارُب بين وبينه.
كيف يُمكنني توجيه الشُكر لأُستاذي؟
لا شك أنّ أكثر ما يُسعِد الأساتذة والمُعلمين هو إظهار الشكر والتقدير من طلابهم، وليس من الضروري أن يظهر ذلك بتقديم هدايا مادية لهم، ولكن قد يصل لهم التقدير ببرقية مكتوبة تُرسِلها أو توجِهها لهم بعدما يصل خطابهم إلى جامعتك، واحرص على مُشاركتهم أخبارك، فوجه الشكر لهم مرة أخرى عندما تعلم بخبر قبولك في الجامعة التي تقدمت لها، وخلال السنوات الدراسية في الجامعة، لا تنس أن تُراسِلهُم وتتواصل معهم وتُطلِعهُم على أخبارك بشكل مُستمر، تُحدِثُهم عن التطور الذي تُحرزه في الجامعة وماذا تتعلّم خلال دراستك، فاحرص دائمًا أن تستمر علاقتك الطيبة مع أستاذتك، وألّا تنقطِع بمُجرد انتهاء السنة الدراسية.
