طريقة تحويل البيانات في الإكسل من خلية واحدة إلى خلايا متعددة …قد تصل البيانات إلى ملف Excel في صورة غير منظمة، فتجد مثلًا الاسم الأول واسم العائلة ورقم الجوال أو بيانات أخرى كلها مكتوبة داخل خلية واحدة، بينما تحتاج إلى توزيعها على عدة خلايا لتسهيل القراءة والفرز والطباعة والتحليل. وهنا تظهر أهمية معرفة طريقة تحويل البيانات في الإكسل من خلية واحدة إلى خلايا متعددة.
والطريقة الأسهل في معظم الحالات هي استخدام أداة Text to Columns – النص إلى أعمدة، التي تتيح تقسيم محتوى الخلية اعتمادًا على فاصل محدد مثل المسافة أو الفاصلة أو الفاصلة المنقوطة. وتوضح Microsoft رسميًا أن هذه الأداة تستطيع توزيع محتوى خلية أو عمود على عدة خلايا متجاورة.
أما إذا كنت تستخدم إصدارًا حديثًا من Excel، فيمكن أيضًا الاستفادة من الدالة TEXTSPLIT لتقسيم النص باستخدام صيغة، وهي مناسبة خصوصًا عندما تريد إجراء العملية بصورة متكررة.
أولًا: تحويل البيانات من خلية واحدة إلى عدة أعمدة
لنفترض أن الخلية A2 تحتوي على البيانات التالية:
أحمد محمد علي
وتريد توزيعها إلى ثلاث خلايا:
| A | B | C |
|---|---|---|
| أحمد | محمد | علي |
في هذه الحالة يمكن استخدام المسافة باعتبارها الفاصل بين أجزاء النص.
الخطوات بالتفصيل
- حدد الخلية أو العمود الذي يحتوي على البيانات.
- من الشريط العلوي اختر Data – البيانات.
- اختر Text to Columns – النص إلى أعمدة.
- ستظهر نافذة المعالج.
- اختر Delimited – محدد.
- اضغط Next – التالي.
- اختر نوع الفاصل الموجود بين البيانات، مثل Space – مسافة.
- شاهد المعاينة للتأكد من أن Excel قسم البيانات بالشكل الصحيح.
- حدد الخلية التي تريد أن تبدأ عندها النتائج إذا احتجت إلى تغيير مكانها.
- اضغط Finish – إنهاء.
وتؤكد Microsoft أن خطوات الأداة تعتمد على تحديد الخلية أو العمود، ثم اختيار Data > Text to Columns، وبعد ذلك تحديد الفاصل المناسب ومكان ظهور النتائج.
شرح بالفيديو
مثال عملي: فصل الاسم الأول عن اسم العائلة
لنفترض أن لديك قائمة طلاب بهذا الشكل:
| الاسم الكامل |
|---|
| خالد أحمد |
| سارة محمد |
| نورة علي |
| عبدالله حسن |
وجميع الأسماء موجودة في العمود نفسه.
بدل إعادة كتابة الأسماء يدويًا، يمكنك تحديد العمود ثم استخدام Text to Columns واختيار Space كفاصل.
بعد تنفيذ العملية تصبح البيانات:
| الاسم الأول | اسم العائلة |
|---|---|
| خالد | أحمد |
| سارة | محمد |
| نورة | علي |
| عبدالله | حسن |
وهذا مفيد جدًا للمعلمين عند ترتيب قوائم الطلاب أو تجهيز ملفات الدرجات والكشوفات.
ماذا لو كانت البيانات مفصولة بفاصلة؟
الأمر لا يقتصر على المسافة.
إذا كانت الخلية تحتوي مثلًا على:
أحمد، الرياض، 20
وكانت الفواصل هي التي تفصل بين البيانات، فيمكن اختيار Comma – فاصلة باعتبارها المحدد.
بعد ذلك سيقوم Excel بتوزيع البيانات على أعمدة منفصلة.
وتتيح أداة Text to Columns استخدام فواصل مختلفة بحسب طبيعة البيانات، ومنها المسافة والفاصلة وغيرها من المحددات.
مثال آخر
إذا كانت الخلية تحتوي على:
أحمد;رياضيات;95
فيمكن اختيار Semicolon – فاصلة منقوطة، لتصبح البيانات:
| الاسم | المادة | الدرجة |
|---|---|---|
| أحمد | رياضيات | 95 |
وهنا تتحول البيانات غير المنظمة إلى جدول يمكن التعامل معه بسهولة.
انتبه قبل تقسيم البيانات
هناك نقطة مهمة جدًا ينبغي الانتباه إليها قبل الضغط على Finish.
عندما يقوم Excel بتوزيع محتوى الخلية، فإنه يستخدم الخلايا المجاورة لعرض النتائج. فإذا كانت هذه الخلايا تحتوي أصلًا على بيانات، فقد يتم استبدالها بالبيانات الجديدة.
ولهذا تنصح Microsoft بالتأكد من وجود أعمدة فارغة كافية إلى يمين البيانات قبل تنفيذ عملية التقسيم.
مثال: إذا كان لديك بيانات في العمود A وتريد تقسيمها إلى أربعة أعمدة، فتأكد من عدم وجود بيانات مهمة في B وC وD.
ومن الأفضل الاحتفاظ بنسخة من الملف قبل إجراء عمليات كبيرة على البيانات.
هل يمكن تحويل البيانات إلى صفوف بدل الأعمدة؟
نعم، يمكن بعد تقسيم البيانات نقل النتائج من الأعمدة إلى الصفوف باستخدام Transpose – تبديل الصفوف والأعمدة، بحسب طبيعة العمل.
لكن إذا كان هدفك الأساسي هو توزيع النص أفقيًا على عدة أعمدة، فإن Text to Columns هو الخيار المباشر والأسهل.
وتوضح Microsoft أيضًا إمكانية نسخ النتائج بعد التقسيم ثم استخدام Paste Special > Transpose لتحويل اتجاه البيانات.
استخدام الدالة TEXTSPLIT في Excel
إذا كنت تستخدم إصدارًا حديثًا من Excel، فهناك طريقة أكثر مرونة باستخدام الدالة:
TEXTSPLIT
وتسمح هذه الدالة بتقسيم النص اعتمادًا على فاصل معين، كما يمكنها توزيع النتائج عبر الأعمدة أو الصفوف. وهي متوفرة في Microsoft 365 وExcel 2024 وبعض الإصدارات الحديثة الأخرى.
مثال بسيط
إذا كانت الخلية A2 تحتوي على:
أحمد، محمد، خالد
يمكن استخدام صيغة مثل:
=TEXTSPLIT(A2,"،")
بحيث يقوم Excel بتقسيم النص عند الفاصلة العربية.
وهذه الطريقة مفيدة عندما تتعامل مع بيانات متكررة وتريد أن يتم التقسيم تلقائيًا باستخدام صيغة بدل تنفيذ الخطوات يدويًا في كل مرة.
متى أستخدم Text to Columns ومتى أستخدم TEXTSPLIT؟
يمكن الاختيار بين الطريقتين بحسب طبيعة العمل:
| الحالة | الطريقة الأنسب |
|---|---|
| تقسيم قائمة مرة واحدة | Text to Columns |
| فصل الأسماء بسرعة | Text to Columns |
| البيانات مفصولة بفواصل | Text to Columns |
| العمل المتكرر على البيانات | TEXTSPLIT |
| الحاجة إلى صيغة قابلة لإعادة الاستخدام | TEXTSPLIT |
| Excel حديث | يمكن استخدام الطريقتين |
إذا كنت معلمًا وتريد تنظيف قائمة طلاب مرة واحدة، فإن Text to Columns غالبًا أسرع وأسهل. أما إذا كنت تنشئ ملفًا يتحدث باستمرار وتريد أن تتغير النتائج تلقائيًا عند تغيير البيانات الأصلية، فقد تكون TEXTSPLIT أكثر ملاءمة.
ماذا لو كانت البيانات غير منتظمة؟
هنا تصبح العملية أكثر تحديًا.
مثلًا، إذا كانت لديك أسماء بعضها مكون من اسمين وبعضها من ثلاثة أو أربعة أسماء، فإن اختيار المسافة كفاصل قد يؤدي إلى توزيع كل جزء من الاسم في عمود مختلف.
في هذه الحالة لا ينبغي تنفيذ التقسيم مباشرة على الملف الأصلي.
قد يكون من الأفضل استخدام Flash Fill – التعبئة السريعة أو الدوال النصية أو معالجة البيانات بطريقة أكثر تخصيصًا. وتوضح Microsoft أن Flash Fill يمكن أن يساعد في فصل الأسماء عندما لا تكون البيانات منتظمة تمامًا.
خطأ شائع: الخلط بين تقسيم الخلية وتقسيم محتواها
من المهم معرفة أن Excel لا يقسم الخلية نفسها بالطريقة التي يمكن بها تقسيم خلية في جدول Word.
المقصود هنا هو توزيع محتوى الخلية على خلايا أخرى، وليس تحويل خلية واحدة فعليًا إلى عدة أجزاء مستقلة داخل المكان نفسه. وتوضح Microsoft أن Excel يتعامل مع الخلية باعتبارها وحدة بيانات، ولذلك يتم توزيع محتواها على خلايا مجاورة بدل «شق» الخلية نفسها.
وهذا الفرق مهم جدًا عند إعداد الجداول.
استخدام Power Query للبيانات الكبيرة
إذا كنت تتعامل مع آلاف السجلات، فقد يكون Power Query خيارًا مناسبًا، خصوصًا عند استيراد البيانات وتنظيفها بصورة متكررة.
يمكن في Power Query تحديد العمود ثم اختيار Split Column > By Delimiter وتقسيم البيانات وفق فاصلة أو مسافة أو فاصل مخصص.
وهذه الطريقة تناسب المستخدمين الذين يعملون على ملفات بيانات كبيرة ومتكررة، بينما تبقى Text to Columns أبسط للمهمات اليومية العادية.
نصائح مهمة قبل تقسيم البيانات في Excel
قبل تنفيذ العملية، اتبع هذه الخطوات البسيطة:
- احتفظ بنسخة من الملف الأصلي.
- حدد العمود الصحيح فقط.
- تأكد من وجود أعمدة فارغة كافية.
- حدد الفاصل الصحيح بين البيانات.
- راجع المعاينة قبل الضغط على Finish.
- تحقق من النتائج بعد التقسيم.
- انتبه إلى الأسماء والأرقام التي تحتوي على أكثر من جزء.
- لا تستخدم المسافة كفاصل إذا كانت البيانات نفسها تحتوي على مسافات داخلية مهمة.
أسئلة شائعة
كيف أحول بيانات خلية واحدة إلى عدة خلايا في Excel؟
حدد الخلية أو العمود، ثم اختر Data > Text to Columns، وحدد الفاصل المستخدم بين البيانات، ثم اضغط Finish.
كيف أفصل الاسم الأول عن اسم العائلة؟
حدد عمود الأسماء، اختر Text to Columns، ثم اختر Space باعتبارها الفاصل، مع التأكد من عدم وجود أسماء متعددة الأجزاء قد تحتاج إلى معالجة مختلفة.
كيف أقسم البيانات باستخدام الفاصلة؟
استخدم Text to Columns ثم اختر Comma كمحدد.
هل يمكن تقسيم البيانات تلقائيًا باستخدام معادلة؟
نعم، في الإصدارات الحديثة التي تدعمها يمكن استخدام دالة TEXTSPLIT لتقسيم النص إلى أعمدة أو صفوف وفق محدد معين.
هل يمكن تقسيم خلية Excel نفسها إلى عدة خلايا؟
لا يمكن «شق» الخلية بالطريقة نفسها الموجودة في جداول Word، لكن يمكن توزيع محتوى الخلية على خلايا متعددة في الأعمدة أو الصفوف المجاورة.
الخاتمة
تعد طريقة تحويل البيانات في الإكسل من خلية واحدة إلى خلايا متعددة من المهارات المفيدة جدًا عند تنظيم قوائم الطلاب والدرجات والأسماء والبيانات الإدارية. والطريقة الأسرع في معظم الحالات هي استخدام Text to Columns وتحديد الفاصل الذي يفصل بين أجزاء البيانات، سواء كان مسافة أو فاصلة أو فاصلة منقوطة أو غيرها.
.
