دعا وكيل القطاع المالي بوزارة التربية يوسف النجار قطاعات الوزارة ومناطقها التعليمية المختلفة بضرورة جرد الموجودات من جميع المواد (الآلات والأجهزة والأدوات والأثاث وخلافه).

جاء ذلك في نشرة عممها على قطاعات الوزارة وتلقت «الأنباء» نسخة منها وقال فيها «بناء على تعليمات وزارة المالية بضرورة التقييد بجرد العهد الفرعية الأخرى والوحدات التنظيمية لذا يرجى المبادرة إلى تشكيل اللجان اللازمة من موظفي إدارتكم على ألا يكونوا من أصحاب العهد، تتولى جرد الموجودات من جميع المواد (الآلات والأجهزة والأدوات والأثاث وخلافه في المباني المخصصة لكم وفروعها الأخرى وذلك طبقا للتعليمات التالية:

يجب أن يتم الرد على استمارة جرد عهد ترسل جميعها لإدارة التوريدات والمخازن (مراقبة الحسابات والعهد) بمخازن الوزارة بصبحان ولا يجوز الشطب أوالكشط أو التحشير بالاستمارات، مع كتابة رقم المادة المخزني السابق صرف المواد بموجبه من المخازن أو من واقع سجلات العهد ويجب أن تلاحظ لجان الجرد أن إثبات ما وجد فعلا على حقيقته في استمارات الجرد سيتم الأخذ به كما هو.

وتقوم اللجنة من واقع استمارات الجرد بتحرير محضر بالزيادة أو النقص (استمارات فروقات الجرد نموذج رقم 6 مخازن) من أصل وأربع نسخ تبين فيها إيضاحات صاحب العهدة بشأن الزيادة أو النقص في كل مادة ويوقع من قبل أعضاء اللجنة.

وإذا كان لدى الإدارة مخزن داخلي يحتوي على مواد مستهلكة للاستعمال (قطع غيار أوقرطاسية) يجب جرد هذه المواد حسب البواقي الموجودة وقت الجرد على استمارة جرد عهد (نموذج رقم 7 مخازن).

واكد النجار على ضرورة ان يوقع أعضاء لجنة الجرد على الاستمارات بما يفيد بأن المواد المبينة بخانة الكمية الموجودة قد تم جردها فعليا ويكون التوقيع بالاسم الكامل مع بيان الوظيفة مع توقيع الإدارة على الاستمارات بصفتها صاحبة العهدة التي ستتخذ أساسا للمساءلة في نهاية كل عام مالي جديد مع تحديد اسم مسؤول العهد والتوقيع بما يفيد ذلك.

وذكر النجار ان إجراءات الجرد تبدأ اعتبارا من الأول من مارس المقبل وحتى 31 منه ويتم بعدها فورا موافاة إدارة التوريدات والمخازن (مراقبة الحسابات والعهد ـ قسم العهد باستمارات الجرد على ان تقوم إدارة التوريدات والمخازن (مراقبة الحسابات والعهد/ قسم العهد بمراجعة البنود ثم اعتمادها وفقا للإجراءات الإدارية والمالية الواجبة وموافاة الإدارة بنسخة منها معتمدة).