المهارات الادارية الحديثة
المهارات الادارية الحديثة
المهارات الادارية الحديثة
المهارات الادارية الحديثة
المهارات الادارية الحديثة
المهارات الادارية الحديثة
المهارات الادارية الحديثة:
· الإلمام بأعمال المكاتب الرئيسية .
· اكتساب مهارات السكرتير والمساعد الاداري .
· تطبيق مهارات العرض والتقديم و استخدام التكنولوجيا المساعدة لذلك .
· تطبيق مبادئ إدارة الوقت باستخدام تطبيقات متنوعة علي الحاسب الآلي .
· إتقان نقل المعلومات ونظم الاتصالات الالكترونية .
· استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات .
· أعداد وتصميم قواعد البيانات المكتبية .
· تطبيق أساسيات أمن وسرية المعلومات في الأعمال اليومية .
الأرشفةالإلكترونية:
· المحفوظات (المفهوم – الأنواع ( .
· تعريف الوثائق الإدارية .
· الهيكلة التكاملية لمواد المحفوظات .
· التنظيم الإداري – الفني – المستندي للمحفوظات .
· كيف يتم التصنيف و الترقيم عمليا؟ ( تدريب عملياً ( .
أشكال الفهرس .
· كيف يتم تصميم الفهارس .
· تصميم الفهارس الإلكترونية .
· إجراءات الفرز والترحيل والإتلاف .
· 5خطوات لإنهاء تراكم الأوراق .
أعداد المراسلات والتقارير:
· مفهوم وأهمية الاتصالات الإدارية:
· أهمية الاتصالات الإدارية في العمل الوظيفي .
· مفهوم وأهمية المراسلات الرسمية في عصر الاتصالات .
· المهارات الأساسية اللازمة لإعداد وصياغة التقارير والمذكرات .
التقاريروالمذكرات ,أنواعها وأهدافها:
· أسلوب الكتابة الإدارية .
· النواحي الفنية اللازمة لكتابة التقارير والمذكرات والمراسلات بطريقة فعالة .
· المحاذير الواجب مراعاتها في إعداد وصياغة التقارير والمذكرات والمراسلات .
· قواعد اللغة كأساس للصياغة اللفظية والتراكيب اللغوية .
· مراجعة الكتابة الإدارية (البيانات والمعلومات ).
· خطوات ومراحل إعداد وصياغة التقارير والمراسلات الرسمية .
· كيف تكتب بشكل أفضل وأسرع .
· كيف يتم تطبيق الاتيكيت في إعداد وصياغة التقارير والمراسلات .
· كيف تلتزم بالأصول والقواعد العلمية والعملية في صياغة التقارير والمراسلات .
· كتابة وعرض وإخراج التقارير المذكرات .
· مهارات الرد على الأنواع المختلفة للمراسلات والمذكرات .
· كيف تتابع المراسلات والمذكرات لتحقيق الهدف منها
القيام بالمساندة الإدارية وأعمال السكرتارية.
من المهام والواجبات :
• تنظيم ملفات المكتب• متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير/المدراء المباشرين• الإشراف على عمل موظف الإستقبال والمراسل• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قبل المدير/المدراء المباشرين.• عمل جدول عمل مع مدير المبيعات وتجهيز محاضر الإجتماعات وتوزيعها.• تجهيز البريد اليومي ( المذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات وبيانات التحصيل … إلخ).• تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية .• استقبال الفاكسات والرد عليها .• الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الإنضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم .• المساعدة في تجهيز مواد التدريب.• متابعة المهام الإدارية المتعلقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف .. إلخ.• القيام بكل ما يطلب منه بحدود معرفته وقدراته.• متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.
العلاقات الوظيفية:
الإتصال المباشر مع مدير تطوير الأعمال، المدير الإداري، المدير التنفيذي، مديرالفرع، مديرالمبيعات، موظفي المبيعات.
المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، وصيانة الدليل،
إدارة جرد الأصول والإمدادات، ورصد المستوى الحرج للأسهم، وتوفير المصادر للموردين، وتقديم الفواتير
التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل الإدارية والتشغيلية يوميًا
جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات والأحداث وغيرها من الأنشطة المماثلة
إرسال وتلقي البريد والطرود
إعداد المراسلات التجارية (غالبًا باستخدام برامج معالجة النصوص، وجداول البيانات، وبرامج عرض الكمبيوتر)
إرسال الفاكسات
إدارة الملفات
البحث وتحديد مصادر البيانات الرئيسية
أداء الدعم المكتبي العام متعدد الأوجه
إعداد محاضر الاجتماعات، ومسودات الاجتماعات، ومواد الدعم الداخلي.
إرسال واستقبال استمارات الشركة
المساعد الإداري لديه العديد من الوجبات التي يقوم بها السكرتير، ومنها الكتابة وإيداع الملفات والرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل الملاحظات أثناء الاجتماعات. وبالإضافة لذلك، يُشرف المساعد الإداري على الخدمات اللوجستية في المكتب ويتعاون مع المشرفين على المشاريع الهامة ويشرف على السكرتارية.
على الرغم من تطلُّب وظيفة المساعد الإداري القليل من التعليم السابق، إلّا أنّ المساعدين التنفيذيين أو أولئك الذين يعملون في مجالات متخصصة قد يحتاجون إلى تدريب إضافي.
المساعد الإداري الوحدة:
المدير المباشر المدير الإداري
مسؤول عن
هدف الوظيفة:
القيام بالمساندة الإدارية وأعمال السكرتارية.
المهام والواجبات التفصيلية:
• تنظيم ملفات المكتب
• متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير/المدراء المباشرين
• الإشراف على عمل موظف الإستقبال والمراسل
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قبل المدير/المدراء المباشرين
• التحضير لإجتماعات الإدارة الاسبوعية كتقارير متابعة العقارات خلال الاسبوع وعمل جدول عمل مع مدير المبيعات وتجهيز محاضر الإجتماعات وتوزيعها.
• تجهيز البريد اليومي ( المذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات وبيانات التحصيل … إلخ.
• تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية بين ممثلي المبيعات والعملاء والشركات الأخرى.
• استقبال الفاكسات والرد عليها بعد تقديمها إلى مدير المبيعات وممثلي المبيعات.
• الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الإنضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم مع مدير المبيعات.
• المساعدة في تجهيز مواد التدريب.
• عمل نماذج بروشورات شخصية لممثلي المبيعات.
• متابعة المهام الإدارية المتعلقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف .. إلخ.
• تجهيز كتب التعريف بممثلي المبيعات الجدد للمؤسسات والشركات المختلفة.
• متابعة بيانات الإدراج مع ممثلي المبيعات وإدخال وتحديث الإدراجات المستلمة من ممثلي التسويق بشكل مستمر.
• تجهيز عقود تسويق ( حصرية/تأجير) حسب الحاجة ووضع صيغ لها.
• تجهيز عقود الإيجار مع عملاء الشركة ومتابعتهم مع ممثلي المبيعات حتى إتمام وتوقيع العقود بين الأطراف المعنية.
• متابعة وإستلام وتسليم الكاميرا الرقمية بين ممثلي المبيعات وتحميل الصور على الكمبيوتر ثم تجهيز تقارير وصف العقار لعرضها على العملاء.
• القيام بكل ما يطلب منه بحدود معرفته وقدراته.
• متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.
العلاقات الوظيفية:
الإتصال المباشر مع مدير تطوير الأعمال، المدير الإداري، المدير التنفيذي، مديرالفرع، مديرالمبيعات، موظفي المبيعات.
مواصفات شاغل الوظيفة
الدراسة والتدريب
• مؤهل جامعي / دبلوم سكرتارية
• شهادة ثانوية
الخبرة:
• لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال السكرتارية ، على أن يكون قد قضى منها على الأقل سنتين في شركة أو مؤسسة .
المهارات واللغات:
• التحلي بمميزات إدارية.
• المعرفة بعمل الشئون الإدارية وشئون الموظفين
• مهارات عالية جدا في التنظيم.
• المعرفة في التعامل مع أجهزة الفاكس والتصوير وغيرها.
• المعرفة في التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي
