دعت وزارة التربية الادارات المدرسية إلى ضرورة جرد موجودات المدارس فور مباشرتها عملها للفصل الدراسي الثاني وبالتحديد اعتبارا من الاول من مارس المقبل حتى 31 منه.

جاء ذلك في نشرة عممها وكيل القطاع المالي بوزارة التربية يوسف النجار على جميع المدارس والمعاهد ورياض الاطفال،  حيث اشار خلالها الى انه «نظرا لقرب انتهاء السنة المالية 2020/2021 وحلول موعد الجرد السنوي لموجودات المدارس يرجى تنفيذ التعليمات بكل دقة على ان تشكل المدرسة لجنة لجرد موجوداتها من المواد الدائمة والاستهلاكية من قبل موظفي المدرسة، على الاقل عددهم عن ثلاثة أعضاء وتبدأ اللجنة عملها من تاريخ 1 مارس 2021 على أن تنتهي في تاريخ 31 من نفس الشهر وتسلم خلالها استمارات الجرد وكشوف الفروقات لإدارة التوريدات والمخازن (مراقبة الحسابات والعهد ـ قسم العهد) مع التأكد من أن جميع استمارات الصرف والتزويد والتحويل والإعادة، قد تم قيدها بالسجلات حتى بداية تاريخ الجرد بعد عملية المقابلة الدفترية بين سجلات المدرسة والعهد وتجرد المواد على استمارات جرد عهد «نموذج رقم 7» من اصل واربع نسخ ترسل جميعها لإدارة التوريدات والمخازن (مراقبة الحسابات والعهد/ قسم العهد) على ان تجرد المواد مرتبة حسب الحروف الهجائية تبعا لتسجيلها بسجلات العهد مع كتابة رقم المادة المخزني السابق صرف المواد عليه من المخازن أو من واقع سجلات العهد.

وأكد النجار ضرورة ان تجرد المواد بوزنها أوبمقاسها أو بعددها حسب الوحدة الواردة بسجلات العهد والدليل الموحد وتثبت اللجنة المقادير التي تجرد فعلا في الخانة المخصصة لتلك الكمية الموجودة في استمارة جرد عهد وتبين الفرق بين خانتي الكمية من السجل والكمية الموجودة من زيادة أو نقص في الخانة المخصصة لها كذلك المواد التي أقر بوجودها أصحاب العهد الشخصية المستمرون في عملهم بالمدرسة للعام الدراسي 2020/2021 وتثبت اللجنة كمياتها في محاضر الجرد، كما وردت في إقراراتهم باعتبارها موجودة فعلا، مشيرا الى ان المواد التي يتضح للجنة الجرد تلفها أو كسرها عند الجرد لا تعد نقصا، وإنما تثبت كمياتها بالاستمارات باعتبارها موجودة فعلا.

واضاف انه من الضروري ان تسجل المواد التي يتضح تلفها أو كسرها عند الجرد في كشوف مستقلة تبين فيها إيضاحات أمين مخزن المدرسة بشأنها وتوقع منه ومن أعضاء لجنة الجرد وترفق مع استمارات الجرد.

واضاف ان المواد غير المسجلة بسجلات العهد حتى تاريخ الجرد التي وردت للمدرسة عن طريق (شراء من أرباح المقصف ـ بصفة هدايا أو تبرعات) ولم تصدر فيها استمارات تزويد تحصر على استمارة جرد عهد بصفة مستقلة ويوضح أن هذه المواد غير مسجلة بسجلات العهد للأسباب المذكورة وترسل مع استمارات جرد عهد المدرسة.